Japan er et fascinerende og utrolig kontrastfylt land. Den tradisjonelle kulturen står sterkt, med te-seremonier, onsen, dotøfler og geishaer. Samtidig gir hypermoderne høyhastighetstog, toaletter med betjeningspanel, cosplay-jenter, intense lys- og lydinntrykk og crazy robotshow en storbyfølelse i hvert fall ikke jeg har funnet andre steder. Jeg har latt meg forføre av den fantastiske og ydmyke kulturen, og inspirere av å se hvordan Lean preger samfunnet.

Utvikling av TPS

Første fagdag startet grytidlig japansk tid, men med visshet om at vi skulle besøke Toyota og vuggen til Toyota Production System (TPS) var det null problem å stå tidlig opp. Toyota så verdens lys som en vev- og tekstilprodusent på slutten av 1800-tallet. På omvisningen på Toyota Commemorative Museum fikk vi se en rekke eksempler på hvordan Toyotas grunnprinsipper med kaizen (kontinuerlig forbedring) og jidoka (systemer for å fange opp kvalitetsbrister) har vært sentrale i hele selskapets utvikling, både i tekstil- og bilproduksjonen. Dette er fortsatt viktige bestanddeler i TPS, som la grunnlaget for det vi kjenner som Lean. Hos Toyota hadde vi også en TPS-workshop med sensei Matsuideira (sensei et japansk ord som brukes for å henvise til lærere, professorer samt andre fagpersoner). Han delte erfaringer og refleksjoner om blant annet suksessfaktorer ved implementering av Lean, og trakk særlig frem fornøyde medarbeidere («are they smiling?»), viktigheten av å skape felles forståelse av hvorfor man skal implementere Lean og utholdenhet over tid for å oppnå resultater.

Respekt for mennesker

Senseien snakket også om hvordan TPS har blitt påvirket av den japanske kulturen — og omvendt. Et særtrekk i den japanske kulturen er den store respekten for (andre) mennesker. Japanerne er svært opptatte av relasjoner og hva som er til samfunnets og helhetens beste, og viser stor ydmykhet for å oppnå dette. De er høflige, smilende og lavmælte, spesielt i offentlige rom. Denne kulturen observerte vi også da vi reiste rundt i Japan. Eksempelvis takkes det hele tiden (f.eks. høyttalere ved enkelte offentlige rulletrapper som takker deg for at du står på riktig side), det bukkes og nikkes stadig og all overlevering av pengesedler, kort og visittkort gjøres med begge hender mens man selvsagt nikker og takker høflig. Mange japanere bruker munnbind når de selv er litt hanglete for ikke å smitte andre, og da jeg prøvde klær i en butikk ble jeg bedt om å bruke en liten tøypose over ansiktet for ikke å få sminke på klærne. På toget (hvor intimsonene er litt annerledes enn i Norge…) informeres det om å snakke lavmælt og ikke prate i telefonen, og når togene blir fulle tar japanerne sekkene sine på magen for ikke å komme borti hverandre. Jeg har aldri før vært i en storby hvor jeg har følt meg så trygg, og opplevd en så utrolig fin og empatisk kultur!

Respekt for mennesker er også et viktig Lean-prinsipp. Hele grunntanken i Lean er å kontinuerlig levere mer verdi til kunden gjennom å forbedre flyten, og da må man nødvendigvis ha forståelse og respekt for det kunden verdsetter. Respekt for medarbeidere oppnår man eksempelvis ved å involvere, gi tillit og forstå intensjonen bak enhver handling. Hos Toyota fikk vi også se eksempler på hvordan de viser respekt for sine kolleger, der de er opptatt av at alt som sendes til neste ledd i verdikjeden er av høy kvalitet. Videre ble vi på våre faglige besøk tatt svært godt imot av både arbeidere, ledere, CEO og styremedlemmer(!), og de stod på rekke og rad for å bukke og takke da vi dro.

Standardisering, orden og renslighet

En annen ting ved den japanske kulturen, som vi også tydelig så at preget Toyota, er hvor rent og ryddig det er overalt! I Japan er til og med lastebilene rene og shiny, og tilsynelatende nylakkerte. Kun ett sted opplevde jeg i løpet av dagene i Japan at toalettet ikke var 100% rent, og ironisk nok var det på en skandinavisk bar. Mange restauranter og kafeer har egen «baggage basket» du kan sette vesken din i, så den ikke skal bli skitten av å stå på gulvet. Det var også knapt søppel i gatene, som er interessant fordi det irriterende nok er svært få offentlige søppelbøtter i byene. Å ta ansvar for fellesskapet gjennom å bære sitt eget søppel hjem er nemlig en naturlig og innarbeidet del av kulturen i Japan.

Et av våre fagbesøk var til Kanagawa og en av Toyotas ferdigstillingsfabrikker, siste ledd i verdikjeden før bilene sendes til forhandlerne. Her monteres ekstrautstyr, før bilene vaskes og gjennomgår en siste kvalitetssjekk. Der fikk vi virkelig praktisert Lean-prinsippet «Go to Gemba» (som betyr å oppsøke og aktivt observere det stedet der arbeidet faktisk skjer). Vi gikk fra billagringsområder, via store rullebånd der bilene rullet fremover mens arbeiderne jobbet på dem den nødvendige og tilmålte tiden, til verkstedhaller der hver arbeider hadde sin egen arbeidsstasjon de selv hadde ansvar for. Vi fikk anledning til å stille spørsmål og fikk demonstrasjoner underveis. Vi fikk vi virkelig se 5S i praksis! 5S er en metode for å organisere fysiske arbeidsplasser ved å fjerne sløsing og sørge for bedre flyt og en sikrere arbeidsplass.

Samtlige arbeidsstasjoner i verkstedhallen var «spotless». Alt verktøy og utstyr hadde en fast og gjennomtenkt plassering slik at det var raskt tilgjengelig for arbeiderne, og arbeidslederen fortalte at det var en del av rutinen å kontinuerlig holde arbeidsplassen ryddig. Arbeidsområdene var tydelig merket, som både bidrar til oversikt og en sikrere arbeidsplass. Det var en ro over arbeidet, og gjennomgående systemer på alt fra hvordan deler ble pakket og sortert, til hvordan beholderne ble merket og plassert. Gjennom å holde det rent, ryddig og oversiktlig, skapes orden som gjør det raskere å finne og bruke nødvendig verktøy. Dette øker produktiviteten og sikrer samtidig høy kvalitet.

Fremdriftskontroll, visualisering og automatisering

Vi fikk videre observere snedige eksempler på fremdriftskontroll, visualisering og automatisering. Eksempelvis skrur de på dekk ved hjelp av en hjulmuttertrekker med sensor koblet til en iPad. Med trafikklysfarger signaliserer iPad-en hvor god strammingen er, og lar verktøyet jobbe til strammingen er perfekt! Dessuten lot jeg meg fascinere over fremdriftsoversiktene, som henger overalt i alle arbeidsmiljøer, og gjør det veldig intuitivt og raskt å forstå status i de enkelte arbeidsområdene. Visualisering og standardisering er to sterke virkemidler de bruker gjennomgående — på visuelle oversikter, gulv, vegger og på utstyr for å tydeliggjøre hvordan ting skal brukes.

Visuell merking brukes for øvrig mange steder i det offentlige i Japan, i mye større grad enn i Norge. Det er eksempelvis merket hvilken side av trappa og gata du skal gå på, hvor på plattformen du skal stå når du skal gå på toget, og hvilken dør på toget du bør bruke for raskest mulig på- og avstigning. På togene kan du følge din reiserute på et digitalt kart, som er oppdatert i sanntid med hvor på kartet du befinner deg. Kombinert med den innarbeidede kulturen om å holde orden og regler, og ikke være til sjenanse for andre, gjør dette det overraskende smidig å navigere rundt i gater og offentlig transport. Dette til tross for at Tokyo er verdens største byområde med 37 millioner mennesker. Mitt Lean-hjerte gledet seg umiddelbart over hvor god flyt denne visualiseringen skaper i det som lett kunne vært et gigantisk kaos.